Sachbearbeiter:in (w/m/d) Protokollabteilung
- Hauptamt
- Publiziert: 17.11.2023
Wir wollen Frankfurt noch besser machen. Darum suchen wir Sie als Sachbearbeiter:in (w/m/d) Protokollabteilung für unser Stadt-Up Frankfurt.
Bereit für eine Aufgabe für Herz und Verstand? Bewerben Sie sich jetzt und gestalten mit uns die Stadt von morgen.
Die Aufgaben des Hauptamtes umfassen die Bereiche Zentrale Verwaltungsangelegenheiten und Dezernatskoordination, das Büro des Magistrats sowie das Protokoll der Stadt Frankfurt am Main. Das Hauptamt ist eine wichtige Schnittstelle zwischen den Dezernaten und Ämtern.
Die Abteilung Protokoll im Hauptamt ist zuständig für Ehrungen nach der Ehrungsordnung, Empfänge, Veranstaltungen und Vermietungen in den Repräsentationsräumen des Römers und der Paulskirche. Dabei fungiert das Protokoll als Dienstleister für den Magistrat der Stadt Frankfurt am Main. Des Weiteren ist das Protokoll der zentrale Kontakt für das Hessische Consular Corps mit der Stadt Frankfurt und in dieser Rolle Ansprechpartner für Staatsbesuche, Gedenkveranstaltungen, Antritts- und Höflichkeitsbesuche der Diplomatinnen und Diplomaten.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
EGr. 8 TVöD
Bereit für eine Aufgabe für Herz und Verstand? Bewerben Sie sich jetzt und gestalten mit uns die Stadt von morgen.
Die Aufgaben des Hauptamtes umfassen die Bereiche Zentrale Verwaltungsangelegenheiten und Dezernatskoordination, das Büro des Magistrats sowie das Protokoll der Stadt Frankfurt am Main. Das Hauptamt ist eine wichtige Schnittstelle zwischen den Dezernaten und Ämtern.
Die Abteilung Protokoll im Hauptamt ist zuständig für Ehrungen nach der Ehrungsordnung, Empfänge, Veranstaltungen und Vermietungen in den Repräsentationsräumen des Römers und der Paulskirche. Dabei fungiert das Protokoll als Dienstleister für den Magistrat der Stadt Frankfurt am Main. Des Weiteren ist das Protokoll der zentrale Kontakt für das Hessische Consular Corps mit der Stadt Frankfurt und in dieser Rolle Ansprechpartner für Staatsbesuche, Gedenkveranstaltungen, Antritts- und Höflichkeitsbesuche der Diplomatinnen und Diplomaten.
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Sachbearbeiter:in (w/m/d) Protokollabteilung
Vollzeit, TeilzeitEGr. 8 TVöD
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- allgemeine Sekretariatsaufgaben und Abteilungsassistenz (Büroorganisation, Bestellungen schreiben, Rechnungen prüfen und bearbeiten, etc.)
- Übernahme der Telefonzentrale und Terminkoordination sowie schriftliche Korrespondenz
- Verwaltung von Warenbeständen inkl. Inventur
- Erstellen und Pflegen von Übersichten und Einsatzplanungen
- Sachbearbeitung wiederkehrender Vorgänge (Läuteordnung, Beflaggungsordnung)
- administrative Bearbeitung von parlamentarischen Vorgängen und Schriftverkehr
- Beauftragung von Dienstleistern über die Einkaufsplattform
Sie bringen mit:
- abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung
- Erfahrungen im Bereich Sekretariat und Büroorganisation
- geübter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
- Termingenauigkeit und Organisationsfähigkeit
- Kooperationsfähigkeit und -bereitschaft sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit
- selbstständige, verantwortungsbewusste sowie zuverlässige Arbeitsweise
- Einsatzbereitschaft sowie Flexibilität und Servicebewusstsein
- Kenntnisse der kommunalpolitischen Strukturen sowie der städtischen Organe und deren Mitglieder sind von Vorteil
- interkulturelle Kompetenz
Wir bieten Ihnen:
- umfangreiches Fortbildungsangebot zu den unterschiedlichsten Themenbereichen
- betriebliche Altersvorsorge und ein Job-Ticket Premium ohne Eigenbeteiligung gültig für alle Tarifgebiete des Rhein-Main-Verkehrsverbundes mit Mitfahrregelung
Weitere Infos:
Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen.
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung. Bei gleicher Eignung erhalten schwerbehinderte Menschen den Vorzug vor anderen Bewerber:innen. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich erwünscht.
Für weitere Auskünfte wenden Sie sich gerne an Frau Prüfer, Tel. (069) 212-70856.
Unter www.StadtFrankfurtJobs.de/faq finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (z. B. zur Bezahlung).
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Bewerbungsmanagementsystem. Nutzen Sie hierfür den Button "Jetzt bewerben". Bitte bewerben Sie sich bis zum 10.12.2023.
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung. Bei gleicher Eignung erhalten schwerbehinderte Menschen den Vorzug vor anderen Bewerber:innen. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich erwünscht.
Für weitere Auskünfte wenden Sie sich gerne an Frau Prüfer, Tel. (069) 212-70856.
Unter www.StadtFrankfurtJobs.de/faq finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (z. B. zur Bezahlung).
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Bewerbungsmanagementsystem. Nutzen Sie hierfür den Button "Jetzt bewerben". Bitte bewerben Sie sich bis zum 10.12.2023.
